چگونه به انگلیسی ایمیل بنویسیم؟
علیرضا کرامتیان
02 آذر 1404
با تسلط بر نوشتن ایمیل به انگلیسی، شما قادر خواهید بود با افراد از سرتاسر جهان ارتباط برقرار کرده و از فرصتهای همکاری و تجاری در سطح جهانی بهرهمند شوید. انگلیسی به عنوان زبان بینالمللی شناخته شده است و بسیاری از تعاملات بینالمللی به انگلیسی انجام میشود. در صورتی که شما یک تجارت یا سازمان داخلی دارید و با شرکای خارجی همکاری میکنید، ایمیل نوشتن به انگلیسی اهمیت زیادی دارد. اطلاعات، درخواستها و خواستههای شما به صورت دقیق و واضح و حتی در بعضی مواقع قانونی باید انتقال یابد. بنابراین، نوشتن ایمیل به انگلیسی میتواند به تماس و همکاری بیشتر با شرکای خارجی شما کمک کند. نوشتن ایمیل به انگلیسی، راهی است که میتوانید با افراد دیگر در تماس باشید، از اخبار و مطالب اطلاع رسانی شده توسط شرکت یا سازمان بهره ببرید یا حتی درخواستها و پیشنهادهای خود را به دیگران ارسال کنید. با توانایی نوشتن ایمیل به انگلیسی، میتوانید به صورت موثرتری ارتباط برقرار کنید و در حالی که به نوشتار و ترجمه مستقیمی نیازی ندارید. در کل، تسلط بر نوشتن ایمیل به انگلیسی میتواند در شرایط مختلف شغلی و پیشرفت حرفهای شما مفید باشد و به شما کمک کند تا بطور موثرتر با افراد دیگر در سرتاسر جهان در ارتباط باشید.
نکات کلی برای نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی
برای نوشتن ایمیل به انگلیسی، توجه به برخی نکات کلی میتواند بسیار مفید باشد. در ادامه، به برخی از اصول و نکات کلی برای نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی اشاره میکنیم.زبان ساده و روان را انتخاب کنید
از کلمات ساده و پرکاربرد استفاده کنید و از کلمات تخصصی یا پیچیده خودداری کنید. جایگزینی کلمات پیچیده با کلمات ساده میتواند به درک آسان و صحیح توسط گیرنده کمک کند. جملات کوتاه و مفید را ترجیح دهید تا ایده ها و اطلاعات خود را به طور واضح و قابل فهم ارائه دهید. جملات طولانی و پیچیده میتوانند برای خواننده قابل درک باشند. استفاده از فرمت بصری، مانند فونتهای قابل خواندن، اندازه قابل خواندن متن و استفاده از علامتگذاری مناسب (از جمله استفاده از پاراگرافها، شاخصبندی و نقل قول) میتواند به وضوح و آراستگی متن کمک کند. در کل، به جای استفاده از عبارتها یا اصطلاحات پیچیده تلاش کنید از جملات ساده و قابل فهم استفاده کنید. هدف شما در نوشتن ایمیل باید ارائه اطلاعات به صورت واضح و درکپذیر باشد.املای کلمات را چک کنید
چک کردن املای کلمات از نکات بسیار مهم در نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی است. املای نادرست میتواند باعث سوءتفاهمات و کاهش اعتبار شما شود. قبل از ارسال ایمیل، مطمئن شوید که املای کلمهها و گرامر صحیح هستند. از ابزارهای spell-check استفاده کنید و حتی میتوانید ایمیل خود را بررسی گرامری کنید تا از اشتباهاتی که ممکن است وجود داشته باشد جلوگیری کنید. بعد از استفاده از ابزارهای چک املایی، بهتر است کلمات ایمیل را به صورت دستی نیز بررسی کنید. بررسی دستی میتواند به شما کمک کند تا از وجود اشتباهاتی که ابزارهای چک املایی شناخته نشدهاند مطمئن شوید. مطالعه و درک قوانین املا کلمات انگلیسی از دیکشنریها یا کتابها میتواند به بهبود املای کلمات شما کمک کند. مثلاً توجه به قوانین املا واحد حروف اضافه (مانند in، on، at) یا قواعد املای حرکت بین حروف دارای اهمیت است. منابع عمومی زبان، مانند کتابها یا منابع آموزشی، میتوانند به شما کمک کنند تا اشتباهات متداول در املا کلمات را رفع کنید. میتوانید از دیکشنریها، دستورات گرامر انگلیسی و منابع دیگر استفاده کنید. توضیح دادن دلیل ارسال ایمیل میتواند یکی از پارامترهای مهم در نوشتن ایمیل به انگلیسی باشد.از جملات کوتاه و پاراگرافهای مشخص استفاده کنید
استفاده از جملات کوتاه و پاراگرافها از نکات کلی برای نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی است. طرح این جملات و پاراگرافهای مناسب میتواند روانی و قابل فهمی پیام شما را ارتقا دهد و به مخاطبان کمک کند تا متن را به راحتی متوجه شوند. برای خواننده، آسانتر است که ایمیل را با جملات کوتاه و پاراگرافهای مشخص مطالعه کند. به جای استفاده از پاراگرافهای بلند و پیچیده، سعی کنید ایدههای خود را با جملات کوتاه و مفید ارائه دهید.با دقت از فرهنگ رسمی شرکت استفاده کنید
اگر در حال نوشتن ایمیل به انگلیسی برای محیط کار هستید، حوصله به خرج دهید و با دقت از فرهنگ رسمی شرکت یا سازمان استفاده کنید. به اصول و قوانین نوشتن ایمیل به انگلیسی در شرکت یا سازمان خود آگاهی داشته باشید و سعی کنید با استانداردهای موجود هماهنگ شوید.درخواستها و خواستهها را به طور واضح بیان کنید
اگر درخواست خاصی دارید، بهتر است آن را به طور واضح و به دقت بیان کنید. موارد مهم را برجسته کنید و از جزئیات لازم برای درک بهتر واست بیان کنید.محدودیت زمانی را رعایت کنید
تأکید کنید که ایمیل شما مربوط به چه زمانی است و در صورت نیاز ضرورت تا کی پاسخ داده شود. این به دریافت کننده کمک میکند که بتواند به موقع و به طور موثر روی ایمیل شما پاسخ دهد.از امضای مناسبی استفاده کنید
پایان ایمیل خود را با یک امضای مناسب و شامل نام، ایمیل، شماره تماس و هر اطلاعات تماس دیگری که نیاز دارید به طور کلی پایانگذاری کنید.بازبینی و رفع اشتباهات
بازبینی و رفع اشتباهات از نکات کلی برای نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی است. این فرآیند بسیار مهم است، زیرا باعث می شود از وجود هرگونه اشتباه یا ناهماهنگی در ایمیل جلوگیری شود و متن را روان و قابل فهمتر کند. قبل از ارسال نهایی، به ایمیل خود دوباره نگاه کنید و از رفع هر گونه اشتباه املایی، گرامری یا ارتباطی مطمئن شوید. این نکته را در نظر داشته باشید هر شرکت یا محیط کار ممکن است در مورد نوشتن ایمیلهای خاص خود قوانین و استانداردهای مشخصی داشته باشد، بنابراین، بهتر است قبل از نوشتن ایمیل به انگلیسی، با استانداردها و فرهنگ شرکت آشنا شوید و همیشه با شرایط و حوزه کاری خود هماهنگ شوید. بازبینی و رفع اشتباهات قبل از ارسال ایمیل، حیاتی است و میتواند به ارتقای کیفیت نوشتار و ایجاد یک اثر مثبت در مخاطبان شما کمک کند. همچنین به یاد داشته باشید که برای بررسی نهایی، ایمیل خود را ببینید و به عنوان یک خواننده بیگانه آن را بخوانید تا از جریان مطلب نیازهای خواننده خارجی اطمینان حاصل کنید.چگونه به انگلیسی ایمیل بنویسیم؟
برای نوشتن یک ایمیل به انگلیسی، شما می توانید این راهنمای کلی را دنبال کنید.
با سلام شروع کنید
ابتدای ایمیل خود را با عبارت سلام گفتن آغاز کنید، مانند "Hello"، "Hi" یا اگر طرف ایمیل با شما دوست صمیمی است میتوانید از عبارت "Dear" استفاده کنید و پس از آن نام فرد یا نامهای دریافتکننده را اضافه کنید.
خود را معرفی کنید
در ابتدای ایمیل، خود را معرفی کنید، به عنوان مثال "My name is and I am writing to you regarding ".
دلیل ایمیل زدن خود را توضیح دهید
توضیح دادن دلیل ارسال ایمیل میتواند یکی از پارامترهای مهم در نوشتن ایمیل به انگلیسی باشد. این اقدام به گیرنده درک میدهد که چرا دارید به او ایمیل میفرستید و چه انتظاری دارید. این امر میتواند شامل دلایلی مانند ارسال اطلاعات مهم، درخواست کمک یا راهنمایی، یا بحث در مورد یک موضوع خاص باشد. همچنین، ممکن است نیاز داشته باشید به مخاطب توضیح دهید که چه منافع و مزیتهایی برای هر دو طرف در خلق ارتباط از طریق ایمیل وجود دارد. در ادامه توضیح دلیل، توضیح دهید که چرا برای شما مهم بوده و چرا تصمیم به ارسال ایمیل گرفتهاید. میتوانید مسائل ناگوار یا نیازهای فوری که برطرفکردنشان لازم است را بیان کنید. همچنین، اگر نیاز به خواسته یا پیشنهادی از گیرنده دارید، میتوانید این را توضیح دهید و به او توجیه کنید که چرا نظر، راهنمایی و یا عملکرد او برای رسیدن به نتیجه مورد نظر شما مهم است. در بخش بعدی، دلیل اصلی نوشتن ایمیل به انگلیسی خود را با جملهای کوتاه و مختصر توضیح دهید و دلیل ایمیل زدن خود را به طور خلاصه توضیح دهید.
اضافه کردن جزئیات بیشتر
پس از خلاصه کردن موضوع، میتوانید به توضیحات بیشتری بپردازید. توضیح دهید چه اطلاعات یا درخواستی دارید و هر جزییات مهمی که باید در انتظار مخاطب باشد را بررسی کنید.
درخواست خود را بیان کنید
بیان درخواست به دقت و روشنی اهمیت دارد، زیرا این امر به گیرنده کمک میکند تا درک خوبی از ماهیت درخواستهایمان داشته باشد و بتواند مناسبترین راهبردها و راهکارها را در پاسخ به ما ارائه دهد. در زمان بیان درخواست، ابتدا باید به صورت مودبانه آغاز نمایید و سپس به موضوع اصلی توجه کنید. بیان کنید که چه چیزی را میخواهید و به جزئیات و اهمیت درخواستتان بپردازید. استفاده از عبارات مودبانه و قابل قبولی مانند " لطفاً" و "ممنون میشوم" از نشانههای احترام و تواضع است که در نوشتن ایمیل به انگلیسی کمک میکند. به طور واضح و مختصر، درخواست خود را بیان کنید یا فراموش نکنید که در آخرین بخش ایمیل خود یا در قالب جملهای مجزا آن را بیان کنید. تسلط بر نوشتن ایمیل به انگلیسی میتواند در شرایط مختلف شغلی و پیشرفت حرفهای شما مفید باشد و به شما کمک کند تا بطور موثرتر با افراد دیگر در سرتاسر جهان در ارتباط باشید.
ایمیل را خاتمه دهید
با توجه به اهمیت خاتمه مناسب، میتوان گفت که این بخش از ایمیل باید به گیرنده به اندازه کافی احترام و توجه مورد نظر را نشان دهیم. در خاتمه ایمیل، از مخاطب برای وقتی که برای خواندن ایمیل شما گذاشته است قدردانی کنید. همچنین، میتوانید در صورت وجود، جهت اظهار نیاز به پاسخ تأکید بیشتر کنید. این امر به گیرنده کمک میکند تا بفهمد که انتظار شما در خصوص پاسخ دادن به ایمیل چیست و موردی است که شما منتظر پاسخ او هستید. در پایان، میتوانید دوباره تشکر خود را بیان کنید و بخواهید در صورت نیاز به هر گونه اطلاعات یا راهنمایی بیشتر، پاسخ شما را بدهد.
امضای خود را قرار دهید
در پایان ایمیل، امضای شخصی خود را زیر اسم خود قرار دهید. شامل نام خود (همراه با ترجمه اگر از الفبای فارسی استفاده کنید)، ایمیل، شماره تماس و هر سازمانی که متعلق به شما است.
بازبینی و ارسال
قبل از ارسال، از ابزارهای spell-check استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما عاری از هر گونه اشتباه املایی و گرامری باشد.
برچسبها
علیرضا کرامتیان
علیرضا کرامتیان کارشناس ارشد ادبیات و زبان انگلیسی هستم. علاقه عمیق من به مطالعه، شناخت عمیقتر زبان و فرهنگ انگلیسی و توانایی تولید محتواهای خلاقانه، من رو به یک نویسنده و پژوهشگر متعهد و پر انرژی تبدیل کرده، با من همراه باشید تا به دنیای جذاب ادبیات و زبان انگلیسی سفر کنیم!
- آموزش انگلیسی در خواب: روشها، فایلهای مناسب و بهترین ابزار برای نتیجه بهتر
حامد ارزمانی
7 دقیقه مطالعه
- متن و ترجمه آهنگ Houdini از Dua Lipa
سیمین حسینی
- تفاوت prefer و would rather در زبان انگلیسی
سیمین حسینی
