نوشتن نامه اداری انگلیسی (Formal Business Letter) با رعایت چند اصل ساده امکان‌پذیر است. کافی است هدف نامه را مشخص کنید، اطلاعات فرستنده و گیرنده را بنویسید، از عبارت‌های رسمی استفاده کنید و متن را با درخواست واضح و پایان‌بندی مناسب تمام کنید. در ادامه، نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را در ۵ گام همراه با نمونه نامه و ترجمه فارسی آموزش می‌دهیم.

چگونه نامه اداری انگلیسی بنویسیم؟

برای نوشتن یک نامه اداری استاندارد در زبان انگلیسی، باید پنج مرحله اصلی را رعایت کنید. این مراحل برای نامه‌های درخواست همکاری، مکاتبات شرکتی، پیگیری امور اداری و نامه‌های رسمی دانشگاهی کاربرد دارند.

مرحله	بخش نامه	توضیح
گام اول	Planning	مشخص کردن هدف و گیرنده نامه
گام دوم	Heading	نوشتن مشخصات و تاریخ
گام سوم	Salutation & Introduction	شروع رسمی و بیان هدف
گام چهارم	Body	نوشتن متن اصلی و درخواست
گام پنجم	Closing & Review	پایان‌بندی، امضا و بازبینی

در نامه‌نگاری رسمی انگلیسی، واضح بودن پیام اهمیت بیشتری از استفاده از کلمات پیچیده دارد. بهتر است نامه کوتاه، مؤدبانه و متناسب با موضوع باشد.

گام اول: مشخص کردن هدف نامه اداری انگلیسی

قبل از شروع نوشتن نامه، باید بدانید چرا نامه می‌نویسید و مخاطب شما چه کسی است.

برای مثال، ممکن است قصد داشته باشید از یک شرکت درخواست همکاری کنید، اطلاعات بیشتری درباره خدمات دریافت کنید یا شکایتی را به اطلاع مدیر مربوطه برسانید.

انواع نامه اداری در زبان انگلیسی

نوع نامه	معادل انگلیسی	کاربرد
نامه درخواست	Request Letter	درخواست اطلاعات یا خدمات
نامه شکایت	Complaint Letter	اعلام نارضایتی
نامه همکاری	Business Proposal Letter	پیشنهاد همکاری
نامه پیگیری	Follow-up Letter	پیگیری مکاتبه قبلی
نامه استعفا	Resignation Letter	اعلام استعفا
نامه معرفی	Introduction Letter	معرفی شخص یا مجموعه
نامه درخواست شغل	Application Letter	درخواست استخدام

برای مثال، اگر قصد دارید درباره شرایط همکاری با یک شرکت سؤال کنید، هدف نامه می‌تواند Request for Partnership Information باشد.

مشخص کردن هدف کمک می‌کند متن را از همان ابتدا به موضوع اصلی اختصاص دهید و از توضیحات غیرضروری خودداری کنید.

گام دوم: نوشتن اطلاعات فرستنده و گیرنده نامه (Heading)

یکی از مهم‌ترین بخش‌های نامه رسمی انگلیسی، قسمت اطلاعات ابتدایی یا Heading است.

در نامه اداری کاغذی، معمولاً مشخصات فرستنده، تاریخ و اطلاعات گیرنده در ابتدای صفحه نوشته می‌شوند.

ترتیب اطلاعات در نامه رسمی انگلیسی

۱. آدرس فرستنده (Sender's Address)

۲. تاریخ نامه (Date)

۳. نام و سمت گیرنده (Recipient's Name and Title)

۴. نام و آدرس شرکت یا سازمان (Company Address)

۵. موضوع نامه (Subject)، در صورت نیاز

برای مثال:

Sender's Address:

45 Green Street
London, UK

Date:

October 10, 2026

Recipient:

Ms. Sarah Wilson
Human Resources Manager
ABC Company
London, UK

در نامه‌های رسمی انگلیسی معمولاً از چیدمان Block Format استفاده می‌شود؛ یعنی اطلاعات و پاراگراف‌ها از سمت چپ آغاز می‌شوند.

تاریخ را در نامه انگلیسی چگونه بنویسیم؟

تاریخ در انگلیسی آمریکایی و بریتانیایی ممکن است به دو شکل نوشته شود:

• American English: October 10, 2026

• British English: 10 October 2026

برای جلوگیری از اشتباه، بهتر است نام ماه را به حروف بنویسید.

همچنین اگر نامه را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید، معمولاً نیازی به درج آدرس کامل پستی و تاریخ در ابتدای متن نیست؛ زیرا این اطلاعات ممکن است در مشخصات فرستنده و ایمیل ثبت شده باشند.

گام سوم: شروع نامه اداری انگلیسی با عبارت مناسب

پس از مشخصات اولیه، باید نامه را با یک عبارت رسمی شروع کنید.

این قسمت Salutation نام دارد و انتخاب آن به میزان آشنایی شما با گیرنده بستگی دارد.

عبارت‌های شروع نامه رسمی انگلیسی

عبارت انگلیسی	کاربرد
Dear Mr. Smith,	خطاب رسمی به آقای اسمیت
Dear Ms. Johnson,	خطاب رسمی به خانم جانسون
Dear Dr. Brown,	خطاب به فردی با عنوان دکتر
Dear Hiring Manager,	خطاب به مسئول استخدام
Dear Sir or Madam,	زمانی که نام گیرنده مشخص نیست
To Whom It May Concern,	خطاب عمومی در نامه‌های رسمی خاص

بهتر است در صورت امکان، نام یا عنوان شغلی گیرنده را پیدا کنید تا نامه شخصی‌تر و دقیق‌تر باشد.

چگونه مقدمه نامه اداری انگلیسی را بنویسیم؟

پس از عبارت خطاب، باید هدف نامه را در اولین پاراگراف بیان کنید.

چند جمله کاربردی عبارت‌اند از:

I am writing to inquire about...

این نامه را برای کسب اطلاعات درباره ... می‌نویسم.

I am writing to request...

برای درخواست ... این نامه را می‌نویسم.

I am writing in response to...

این نامه را در پاسخ به ... می‌نویسم.

I would like to express my interest in...

مایلم علاقه خود را به ... اعلام کنم.

برای مثال:

I am writing to request information about your training programs.

این نامه را برای درخواست اطلاعات درباره دوره‌های آموزشی شما می‌نویسم.

در این جمله، هدف نامه از همان ابتدا مشخص است و گیرنده متوجه می‌شود چه اطلاعاتی باید ارائه دهد.

گام چهارم: نوشتن متن اصلی نامه اداری انگلیسی (Body)

متن اصلی نامه یا Body بخشی است که در آن موضوع، توضیحات و درخواست خود را بیان می‌کنید.

معمولاً بهتر است هر پاراگراف به یک موضوع مشخص اختصاص داشته باشد تا خواندن نامه آسان‌تر شود.

ساختار متن اصلی نامه رسمی

متن اصلی را می‌توانید در سه بخش کوتاه تنظیم کنید:

بخش اول: توضیح موضوع

به‌صورت مختصر شرایط یا دلیل نامه را بیان کنید.

I recently learned about your company's services.

اخیراً با خدمات شرکت شما آشنا شدم.

بخش دوم: بیان درخواست

مشخص کنید چه اطلاعات یا اقدامی از گیرنده انتظار دارید.

I would appreciate it if you could provide more details about your services.

سپاسگزار می‌شوم اگر اطلاعات بیشتری درباره خدمات خود ارائه دهید.

بخش سوم: مشخص کردن اقدام بعدی

در صورت نیاز، مهلت یا روش پاسخ‌گویی را بیان کنید.

Please let me know if any additional information is required.

لطفاً اطلاع دهید اگر اطلاعات بیشتری موردنیاز است.

عبارت‌های رسمی و کاربردی در متن نامه

عبارت انگلیسی	معنی فارسی
I would like to request...	مایلم درخواست کنم...
I would appreciate it if...	سپاسگزار می‌شوم اگر...
Please find attached...	لطفاً فایل پیوست را مشاهده کنید...
With reference to...	با اشاره به...
I would like to inform you that...	مایلم به اطلاع شما برسانم که...
Please do not hesitate to contact me.	در صورت نیاز، با من تماس بگیرید.
Thank you for your consideration.	از توجه شما سپاسگزارم.

بهتر است جملات کوتاه و واضح بنویسید. استفاده از واژگان بسیار پیچیده یا عبارت‌های غیرضروری، نامه را حرفه‌ای‌تر نمی‌کند.

گام پنجم: پایان‌بندی و امضای نامه اداری انگلیسی

پس از نوشتن متن اصلی، باید نامه را با یک عبارت مؤدبانه به پایان برسانید.

در این مرحله معمولاً از گیرنده تشکر می‌کنید، آمادگی خود را برای پاسخ‌گویی نشان می‌دهید و در پایان نام و سمت خود را می‌نویسید.

جملات مناسب برای پایان نامه

Thank you for your time and consideration.

از وقت و توجه شما سپاسگزارم.

I look forward to hearing from you.

منتظر دریافت پاسخ شما هستم.

Thank you for your assistance.

از همکاری شما سپاسگزارم.

Please feel free to contact me for further information.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، می‌توانید با من تماس بگیرید.

تفاوت Yours sincerely و Yours faithfully

این دو عبارت بیشتر در نامه‌های رسمی انگلیسی، به‌ویژه سبک بریتانیایی، استفاده می‌شوند.

عبارت	کاربرد
Yours sincerely,	زمانی که نام گیرنده را می‌دانید
Yours faithfully,	زمانی که نام گیرنده مشخص نیست
Sincerely,	پایان رسمی رایج، به‌خصوص در انگلیسی آمریکایی
Best regards,	پایان مؤدبانه و نسبتاً رسمی در مکاتبات کاری
Kind regards,	پایان مناسب بسیاری از ایمیل‌های حرفه‌ای

برای مثال:

Yours sincerely,
Ali Ahmadi
Marketing Manager

در نامه کاغذی می‌توانید بین عبارت پایانی و نام تایپ‌شده، فضایی برای امضای دستی در نظر بگیرید.

بازبینی نامه قبل از ارسال

پس از تکمیل نامه، موارد زیر را بررسی کنید:

• نام و سمت گیرنده صحیح باشد.

• هدف نامه در پاراگراف اول مشخص شده باشد.

• متن غلط املایی و گرامری نداشته باشد.

• عبارت‌های رسمی با لحن نامه هماهنگ باشند.

• فایل‌های پیوست فراموش نشده باشند.

• اطلاعات تماس صحیح و کامل باشند.

نمونه نامه اداری انگلیسی با ترجمه فارسی

برای یادگیری بهتر، در ادامه نمونه کامل یک نامه رسمی انگلیسی با موضوع درخواست اطلاعات درباره همکاری تجاری آورده شده است.

نمونه نامه درخواست اطلاعات (Request Letter)

October 10, 2026

Ms. Sarah Wilson
Business Development Manager
ABC Company
London, United Kingdom

Subject: Request for Business Partnership Information

Dear Ms. Wilson,

I am writing to express my interest in exploring potential business opportunities with your company.

Our organization specializes in digital marketing services, and we believe that there may be opportunities for cooperation between our teams.

I would appreciate it if you could provide more information about your partnership requirements and application process.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
Ali Ahmadi
Business Development Manager

ترجمه فارسی نامه

موضوع: درخواست اطلاعات درباره همکاری تجاری

سرکار خانم ویلسون،

این نامه را برای اعلام علاقه خود به بررسی فرصت‌های همکاری تجاری با شرکت شما می‌نویسم.

مجموعه ما در زمینه خدمات بازاریابی دیجیتال فعالیت می‌کند و معتقدیم فرصت‌هایی برای همکاری میان تیم‌های ما وجود دارد.

سپاسگزار می‌شوم اگر اطلاعات بیشتری درباره شرایط همکاری و مراحل درخواست آن ارائه دهید.

از وقت و توجه شما سپاسگزارم و منتظر دریافت پاسخ شما هستم.

با احترام،
علی احمدی
مدیر توسعه کسب‌وکار

این نمونه نشان می‌دهد که برای نوشتن نامه رسمی نیازی به جملات طولانی نیست و می‌توان پیام اصلی را در چند پاراگراف کوتاه بیان کرد.

نمونه نامه شکایت اداری انگلیسی (Complaint Letter)

یکی دیگر از انواع رایج مکاتبات اداری، نامه شکایت درباره خدمات یا محصولات است.

Subject: Complaint Regarding Delayed Delivery

Dear Customer Service Manager,

I am writing to express my concern regarding the delay in my recent order.

According to the original agreement, the products were expected to arrive on September 15. However, I have not received them yet.

I would appreciate it if you could provide an update on the delivery status and confirm the expected delivery date.

Thank you for your attention to this matter.

Yours faithfully,
Sara Mohammadi

ترجمه فارسی نامه شکایت

موضوع: شکایت درباره تأخیر در تحویل سفارش

مدیر محترم خدمات مشتریان،

این نامه را برای اعلام نگرانی خود درباره تأخیر در تحویل سفارش اخیرم می‌نویسم.

طبق توافق اولیه، انتظار می‌رفت محصولات در تاریخ ۱۵ سپتامبر تحویل داده شوند، اما هنوز آن‌ها را دریافت نکرده‌ام.

سپاسگزار می‌شوم اگر وضعیت ارسال را اطلاع دهید و تاریخ احتمالی تحویل را تأیید کنید.

از توجه شما به این موضوع سپاسگزارم.

با احترام،
سارا محمدی

در این نامه، مشکل و درخواست نهایی به‌صورت مشخص و مؤدبانه بیان شده است.

تفاوت نامه اداری و ایمیل رسمی انگلیسی چیست؟

نامه اداری و ایمیل رسمی از نظر لحن و شیوه بیان درخواست شباهت زیادی دارند، اما قالب آن‌ها همیشه یکسان نیست.

ویژگی	نامه اداری	ایمیل رسمی
اطلاعات فرستنده	معمولاً در سربرگ یا ابتدای نامه	اغلب در مشخصات ایمیل
تاریخ	معمولاً به‌صورت مستقل نوشته می‌شود	توسط سرویس ایمیل ثبت می‌شود
موضوع	در صورت نیاز درج می‌شود	بهتر است در Subject نوشته شود
شروع	عبارت رسمی مانند Dear Ms. Smith	مشابه نامه رسمی
پایان	عبارت پایانی، نام و گاهی امضا	عبارت پایانی و امضای ایمیلی
ارسال	چاپی یا فایل رسمی	الکترونیکی

برای مثال، در ایمیل درخواست جلسه می‌توانید بنویسید:

Subject: Meeting Request

Dear Mr. Brown,

I would like to schedule a meeting to discuss our upcoming project. Please let me know your availability next week.

Thank you for your time.

Best regards,
Ali Ahmadi

این متن کوتاه است، اما اطلاعات لازم برای درخواست جلسه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد.

اشتباهات رایج در نوشتن نامه رسمی انگلیسی

زبان‌آموزان هنگام نوشتن نامه‌های اداری ممکن است از عبارت‌های محاوره‌ای یا ساختارهای نامناسب استفاده کنند.

عبارت نامناسب	جایگزین رسمی‌تر
Hey!	Dear Mr. Smith,
I wanna ask...	I would like to ask...
Send me the details.	Could you please send me the details?
Thanks a lot!	Thank you for your assistance.
Write back ASAP.	I would appreciate a response at your earliest convenience.
Bye!	Kind regards,

این تفاوت‌ها بیشتر به لحن و میزان رسمیت مربوط می‌شوند و همه عبارت‌های ستون اول از نظر گرامری اشتباه نیستند.

آیا استفاده از مخفف‌ها در نامه اداری درست است؟

در نامه‌های بسیار رسمی بهتر است از شکل کامل افعال استفاده کنید.

برای مثال:

• به‌جای I'm از I am استفاده کنید.

• به‌جای Don't از Do not استفاده کنید.

• به‌جای Can't از Cannot استفاده کنید.

البته استفاده از شکل کوتاه افعال در بعضی ایمیل‌های کاری رایج است؛ میزان رسمی بودن متن به مخاطب و شرایط مکاتبه بستگی دارد.

تمرین نوشتن نامه اداری انگلیسی

برای تمرین، تصور کنید می‌خواهید از یک مؤسسه آموزشی درباره دوره‌های زبان انگلیسی اطلاعات دریافت کنید.

نامه شما باید شامل این موارد باشد:

۱. شروع رسمی با Dear Admissions Team

۲. معرفی هدف نامه

۳. درخواست اطلاعات درباره شهریه و زمان شروع دوره

۴. تشکر از گیرنده

۵. پایان‌بندی مناسب

نمونه پاسخ تمرین

Subject: Request for Course Information

Dear Admissions Team,

I am writing to request information about your English language courses.

Could you please provide details about the course fees, schedules, and registration process?

Thank you for your assistance. I look forward to your response.

Yours sincerely,
Reza Karimi

این نمونه برای تمرین ساختار و لحن نامه مناسب است. می‌توانید نام مؤسسه، موضوع درخواست و اطلاعات شخصی را متناسب با شرایط خود تغییر دهید.

جمع‌بندی

نوشتن نامه اداری انگلیسی با رعایت پنج گام ساده امکان‌پذیر است: مشخص کردن هدف، نوشتن اطلاعات اولیه، انتخاب شروع مناسب، تنظیم متن اصلی و پایان‌بندی رسمی.

برای تقویت این مهارت، بهتر است ابتدا از نمونه‌های آماده استفاده کنید و سپس متن را متناسب با هدف خود تغییر دهید. با تمرین نامه‌های درخواست، شکایت و پیگیری، به‌تدریج می‌توانید مکاتبات اداری انگلیسی را با دقت و اعتمادبه‌نفس بیشتری بنویسید.