در مقاله ی قبلی (3 قدم طلایی مهارت Writing) در مورد نحوه ی نوشتن گفتیم. حال در این مقاله می‌خواهیم در مورد 3 گام ساده نوشتن نامه اداری انگلیسی صحبت کنیم.
درست است که امروزه، وسایل ارتباطی پیشرفته ای چون موبایل، تماس تصویری و اینترنت پرسرعت برای ارتباط افراد با یکدیگر وجود دارد؛ اما هنوز هم نامه نوشتن برای برقراری ارتباط، قدرت زیادی دارد.
اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید، باید آن را پرینت بگیرید و بعد ارسالش کنید. اگر قرار است به صورت ایمیلی نامه را بفرستید، می‌توانید از داخل نرم افزار Word متن را کپی (Copy) کرده و در قسمت بدنه ایمیل، آن را پیست (Paste) کنید.
مراحل نوشتن نامه اداری
برای اینکه بتوانید به خوبی نامه اداری انگلیسی بنویسید، باید با لغات انگلیسی و نکات نگارشی دستورهای زبان انگلیسی به خوبی آشنا باشید. باید بدانید که از چه کلمات و عباراتی باید استفاده کنید. نوشتن نامه با زبان و لغات ناملموس، باعث می شود خوانایی نامه شما کمتر شود. برای این کار باید با گرامر زبان انگلیسی هم آشنا باشید.
نکته 1:
اگر نامه شما به صورت کاغذی قرار است ارسال شود، هم تاریخ روز و هم آدرس فرستنده و گیرنده را باید درج کنید. آدرس فرستنده در گوشه بالا سمت چپ درج می شود. آدرس گیرنده نیز زیر آدرس فرستنده سمت راست نوشته می شوند.
نکته 2:
اگر نامه شما با کسب و کارتان مرتبط است، در بالای نامه باید نام شرکت و آدرس شرکتتان را بنویسید. البته می توانید فقط نام شرکت و سازمان خود را درج کنید و آدرس شرکت را ننویسید. بعد از گذاشتن آدرس، تاریخ آن روز را بعد از آدرس بنویسید. در نامه های ایمیلی، نیازی به درج تاریخ نخواهید داشت.
نکته 3:
شما وقتی در زبان فارسی نامه می نویسید، ابتدا نام فرد گیرنده را ذکر می کنید و او را مورد خطاب قرار می دهید. در نامه اداری انگلیسی هم به همین صورت است و شما باید نام مخاطبتان را ذکر کنید.
مثلا باید نام و عنوان فرد گیرنده نامه را درج کنید. هم چنین در نامه های کاغذی، باید نام و آدرس فرد گیرنده را نیز بنویسید.
نکته 4:
نام کامل شخص گیرنده، آدرس او، نام شرکت یا سازمان او از جمله اطلاعات مهمی است که پس از درج نام فرستنده، باید در نامه شما درج شود.
گام اول:
بعد از اینکه سلام و درود خود را در نامه اداری انگلیسی نوشتید، باید عنوان نامه را بنویسید و قصد خود را از نوشتن نامه مشخص کنید. با این کار، شما به طرف مقابل اعلام می کنید که چه درخواستی از او دارید. بدنه نامه، یکی از قسمتهای بسیار مهم در نامه شما است.
گام دوم:
بدنه نامه شامل توضیحات مرتبط و اضافی است. شما باید این قسمت را به دور از ابهام و به صورت کوتاه بنویسید. وقتی بدنه نامه را نوشتید، در پایان می توانید چشم انتظاری خود را برای دریافت جواب نامه اعلام کنید و از عبارت I am forward to hearing from you استفاده کنید.
گام سوم:
به علاوه، در پایان نامه هم می توانید از عباراتی چون As early reply would be appreciated (از پاسخگویی سریع شما سپاسگزارم) برای ابراز امیدواری به دریافت جواب استفاده کنید.
نکته 6:
در قسمت پایانی نامه اداری انگلیسی، باید ادای احترام کنید و سپس نام خودتان را درج کنید. بعد از این قسمت، دوباره باید اسم خود را درج کنید. پایان نامه، می تواند قدرت زیادی داشته باشد و طرف مقابل را برای ارتباط بیشتر با شما مشتاق کند.
بعضی از اصطلاحات کاربردی:
سلام تعارفات اول نامه
inform you that
to confirm
to request
I am contacting you for the following reason
I recently read/heard about . . . and would like to know
Having seen your advertisement in
,I would like to
(I would be interested in (obtaining/receiving
I received your address from … and would like to
I am writing to tell you about
اشاره کردن به تماس های قبلی:
We would appreciate it if you would
I would be grateful if you could
Could you please send me
Could you possibly tell us/let us have
In addition, I would like to receive
It would be helpful if you could send us
I am interested in (obtaining/receiving)
I would appreciate your immediate attention to this matter
Please let me know what action you propose to take
عذرخواهی کردن:
I regret any inconvenience caused I would like to apologize for (the delay/the inconvenience)..
نمونه :
بدون دیدگاه